Einen neuen Mitarbeiter einstellen – Die Checkliste

Sind Sie auf der Suche nach neuem Personal für Ihren Gastronomiebetrieb? Haben Sie jemanden gefunden und möchten Sie diese Person einstellen? Leider ist es mit der Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag noch nicht getan. Die Bürokratie, die mit dem Einstellen von neuen Mitarbeitern verbunden ist, kann einige Fragen aufbringen. In diesem Beitrag finden Sie Antworten darauf und eine Checkliste, die Ihnen helfen wird, an alles zu denken!
(Lesedauer: 4 Minuten)

Wo finde ich Mitarbeiter für meinen Gastronomiebetrieb?

Den richtigen Mitarbeiter für Ihre offene Stelle zu finden ist gar nicht so einfach. Heute gibt es zahlreiche Optionen. Zur Übersicht die gängigsten Rekrutierungsmöglichkeiten:

  • Webseite: Über die eigene Webseite können Sie offene Stellen aufschalten. Vorteil: Dies ist kostenlos und ein potenzieller Mitarbeiter auf Arbeitssuche erfährt durch die Webseite schon etwas über Ihren Betrieb.
  • Jobportale: Auf zahlreichen Jobportalen können Sie eine Stellenanzeige publizieren. Diese sind teilweise kostenpflichtig und ein Inserat kann mehrere Hundert Franken kosten. Der Preis variiert je nach Reichweite der Plattform, Dauer der Sichtbarkeit oder Platzierung im Suchergebnis. Gängige Jobportale in der Schweiz sind: jobs.ch, myjob oder jobscout24. Tipp: Gerade in der Gastronomie gibt es auch branchenspezifische Portale, wie hotelcareer, jobs-im-gastro oder Gastro Express.
  • Social Media: Stellen Sie offene Stellen auch auf Ihre Social Media Kanäle. Dies ist kostenlos und unter Ihren Kontakten und Followern könnte sich ein potenzieller Mitarbeiter befinden oder jemand der Ihre Stelle weiterempfiehlt.
  • Persönliche Netzwerke: Greifen Sie auf persönliche Kontakte zurück und ziehen Sie auch bestehende Mitarbeiter in die Mitarbeitersuche mit ein. Vielleicht kennen diese jemanden auf Arbeitssuche. Bei persönlichen Kontakten können Sie sich oft viel sicherer sein, dass es sich um eine zuverlässige und vertrauenswürdige Person handelt.
  • Arbeitsagentur: In der Online-Datenbank einer Arbeitsagentur können Sie in einem Pool von Bewerbern selber nach einem Mitarbeiter suchen. Beispielsweise bei: Jobtonic oder Monster.
  • Printmedien: Stellen Sie Stellenanzeigen in Printmedien, falls die kostenlose Arbeitssuche nicht den gewünschten Mitarbeiter einbringt. Tipp: Schalten Sie nur Stellenanzeigen in geografisch und zielgruppenspezifisch sinnvollen Medien. Dies kann beispielsweise eine Tageszeitung des Bezirks sein, in welchem sich Ihr Betrieb befindet. Bei Zeitungen ausserhalb der Region ist die Chance viel kleiner, dass sich ein Leser für Ihre Stelle interessiert und den längeren Arbeitsweg antreten möchte.

WICHTIG: Am 1. Juli 2018 trat in der Schweiz die Stellenmeldepflicht in Kraft. Dadurch sind alle Arbeitgeber verpflichtet, offene Stellen der öffentlichen Arbeitsvermittlung zu melden, sofern sich die Stelle auf eine Berufsart mit mindestens 8% Arbeitslosigkeit bezieht. Diese Zahl der Arbeitslosigkeit variiert, weshalb Sie sich regelmässig neu darüber informieren sollten. Die öffentliche Arbeitsvermittlung bearbeitet gemeldete offene Stellen und versucht arbeitssuchende Personen und Arbeitgeber zu vermitteln.

 

Koch ist nicht gleich Koch: Wie finde ich heraus wie qualifiziert jemand ist?

Beim Kernpersonal, dass heisst bei Mitarbeitern mit wichtigen Funktionen (Koch, Serviceleiter) und hohem Pensum, sollten Sie unbedingt auf Fachpersonal oder sehr erfahrenes Personal setzen. Gute Mitarbeiter haben natürlich ihren Preis, was sich bei den Lohnforderungen wiederspiegeln wird. Trotzdem: Wir sind der Meinung, dass bei diesem Kostenpunkt grundsätzlich nicht gespart werden sollte. In der Gastronomie sind guter Service und eine Kulinarik, die sich differenziert, wohl die besten Marketinginstrumente überhaupt. Zufriedene Gäste werden wieder kommen und das Erlebte weiterempfehlen. Das ist eine Marketingleistung, die Sie mit teurer Werbung nicht wettmachen können.

TIPP: Vergleichen Sie einmal detailliert die Tagesumsätze Ihrer Serviceangestellten. Wer schafft es nebst dem Essen noch einen Apéro, Grappa oder Dessert zu verkaufen? Welcher Gast will schon auf den eben erst letzte Woche neu erhaltenen Digestif oder das hausgemachte und einmalig leckere Tiramisu verzichten? Sie werden erstaunt sein, wie unterschiedlich “wertvoll” Ihre Service-Mitarbeiter für Sie sein können.

Je nachdem auf welchen Aufgabenbereich sich eine Stelle bezieht, kann es sich auch lohnen Arbeitskräfte für weniger Lohn einzustellen, wie beispielsweise einen Hilfskoch oder eine Serviceaushilfe, welche mit erfahrenen und gut ausgebildeten Mitarbeitern zusammenarbeiten. Im Beitrag “Löhne zahlen in der Gastronomie – Keine Hexerei” haben wir das Thema Lohn vertieft behandelt.

Gemäss dem L-GAV des Gastgewerbes lassen sich Mitarbeitende in sechs Lohnkategorien unterteilen. Je nach Ausbildungs- und Erfahrungsstand sind folgende Kategorien vorgegeben:

  1. Personen ohne Berufslehre
  2. Personen mit Progresso-Ausbildung (5 wöchige Ausbildung für ungelernte Mitarbeiter, um das Berufshandwerk in der Gastronomie zu verbessern; diese Ausbildung wird von Progresso angeboten und finanziell vom L-GAV stark unterstützt)
  3. Personen mit einer 2-jährigen beruflichen Grundbildung mit eidgenössischem Berufsattest (oder gleichwertiger Ausbildung)
  4. Personen mit einer beruflichen Grundbildung und mit einem eidgenössischen Fähigkeitszeugnis (oder gleichwertiger Ausbildung)
  5. Personen mit beruflicher Grundbildung, einem eidgenössischen Fähigkeitszeugnis und 6 Tagen berufsspezifischer Weiterbildung
  6. Personen mit einer Berufsprüfung (Weiterbildung im Bereich der Gastronomie mit dem Ziel eines eidgenössischen Fachausweises (nach Art. 27 lit. a BBG)

Neben der Ausbildung und Erfahrung eines Mitarbeiters ist es auch wichtig, die Arbeitszeugnisse der bisherigen Arbeitgeber eines Bewerbers genau zu studieren. Wir empfehlen auch Referenzen bei den bisherigen Arbeitgebern über einen Mitarbeiter einzuholen, um mehr über einen potentiellen Mitarbeiter zu erfahren. Dies darf aber nur mit dessen Einverständnis gemacht werden.

Tipp: Ein Probearbeitstag kann für beide Parteien, Arbeitgeber und Bewerber, von Vorteil sein. Sie als Arbeitgeber können sich ein besseres Bild vom potenziellen Mitarbeiter machen und dieser kann den Betrieb und die damit verbundenen Tätigkeiten kennen lernen. Jedoch müssen Sie beachten, dass, wenn nichts anderes vereinbart wird, ein Lohn für den Probetag bezahlt werden muss. Dies gilt nicht, falls es sich nur um ein Schnuppertag handelt, an dem keine Arbeit vom Bewerber verrichtet wird.

 

Vorstellungsgespräch: Was darf ich alles fragen?

Beim Vorstellungsgespräch müssen potenzielle Mitarbeiter Ihre Fragen grundsätzlich wahrheitsgetreu beantworten. Typische Fragen betreffen in der Regel die Ausbildung, den beruflichen Werdegang, Weiterbildungspläne, berufliche Zukunftspläne, Gründe für Stellenwechsel in der Vergangenheit oder Lücken im Lebenslauf. Es gibt aber auch Fragen, die Sie nicht stellen dürfen. Diese betreffen die Privatsphäre des Bewerbers und haben keinen Zusammenhang mit der Eignung für die Arbeitsstelle.

Folgende Fragen dürfen im Rahmen eines Vorstellungsgespräches nicht gestellt werden:

  • Schwangerschaft: Als Arbeitgeber dürfen Sie bei einem Vorstellungsgespräch nicht nach einer Schwangerschaft fragen, da es das Gleichstellungsgesetz verletzt.
  • Gesundheit: Grundsätzlich müssen Bewerber offenlegen, falls sie gesundheitliche Beschwerden haben, die sich auf die zukünftige Arbeit auswirken. Als Arbeitgeber dürfen Sie auch nur nach dem Gesundheitszustand fragen, wenn dieser für die offene Stelle entscheidend ist. Darüber hinausgehende Fragen nach dem Gesundheitszustand sind nicht erlaubt.
  • Vorstrafen: Sie dürfen einen Bewerber nur nach Vorstrafen befragen, wenn dies für die zukünftige Stelle bedeutend ist. Einen angehenden Chauffeur darf man beispielsweise nach Verkehrsdelikten fragen oder einen Kassierer nach Vermögensdelikten.
  • Religion: Fragen zur Religion des Bewerbers sind nicht erlaubt.
  • Freizeit und Wohnsituation: Fragen zur Freizeitgestaltung sowie zur Wohnsituation dürfen Sie als Arbeitgeber ebenfalls nicht stellen.
  • Politische Einstellung: Fragen zur politischen Orientierung sind nicht erlaubt.

 

Arbeitsvertrag – Was gehört rein?

Bei allen Anstellungsverhältnissen müssen Sie sich als Arbeitgeber und Gastgeber in der Schweiz an den Landes-Gesamtarbeitsvertrag (L-GAV) halten.

Allen Arbeitgebern wird dringend ans Herz gelegt, jegliche Arbeitsverträge schriftlich auszugestalten, auch wenn dies gesetzlich nicht zwingend notwendig ist. Kommt es zu Unklarheiten oder Streitigkeiten, sind beide Parteien durch die schriftliche Form abgesichert. Beachten Sie, dass auch Mitarbeiter jederzeit die schriftliche Ausfertigung des Arbeitsvertrages verlangen dürfen. Auf der Webseite von GastroSuisse finden Sie Musterarbeitsverträge. Wir empfehlen Ihnen diese zu verwenden. Sollten Sie das Dokument selber erstellen wollen, sind das die wichtigsten Bestandteile eines Arbeitsvertrages im Bereich gemäss L-GAV:

WICHTIG: Jegliche Änderungen vom L-GAV benötigen eine schriftliche Form des Vertrags, um als gültig erachtet zu werden. Vom L-GAV abweichende Vereinbarungen sind ausschliesslich zugunsten des Mitarbeiters zulässig.

Beachten Sie zudem, dass ein Vertrag nur in Kraft tritt, wenn allfällige notwendige ausländerrechtliche Arbeitsbewilligungen vorliegen. Bei Mitarbeitern ohne C-Bewilligung beziehungsweise ohne steuerpflichtigen Wohnsitz in der Schweiz müssen Sie Quellensteuern vom Lohn abziehen. Im Beitrag “Löhne zahlen in der Gastronomie – Keine Hexerei” erfahren Sie mehr darüber.

Bei der Einstellung von Minderjährigen müssen Sie zwingend die (schriftliche) Einverständniserklärung der Eltern oder der gesetzlichen Vertretung vorlegen können.

Kommt es zu Unklarheiten oder Streitigkeiten sind beide Parteien durch die schriftliche Form eines Arbeitsvertrages abgesichert. Ein schriftlicher Arbeitsvertrag ist nicht zwingend, kann aber vom Mitarbeiter verlangt werden.

-Stephan Bichsel, Rechtsanwalt

Was ist während der Probezeit zu beachten?

Sofern es zu einer Anstellung kommt, gibt es eine Probezeit, in der Sie die Qualifikationen des neuen Mitarbeiters überprüfen können. Die Probezeit dauert laut L-GAV 14 Tage. Diese Dauer kann geändert werden, was aber schriftlich festgehalten werden muss. Die maximal erlaubte Dauer der Probezeit beträgt 3 Monate. Die Kündigungsfrist während der Probezeit beträgt 3 Tage, für Sie als Arbeitgeber, als auch für den Mitarbeiter. Auch die Kündigungsfrist kann durch schriftliche Vereinbarung verlängert werden. Wichtig dabei ist, dass eine Kündigung bis spätestens am letzten Tag der Probezeit dem Vertragspartner zur Kenntnis gebracht werden muss. Im Beitrag “Wie kündige ich meinem Mitarbeiter? – Die Checkliste” erfahren Sie mehr zum Thema Kündigung.

 

Was ist besser: Festanstellung oder Stundenlohn?

Personalkosten stellen in der Regel den grössten Kostentreiber in einem Gastronomiebetrieb dar. Welche Anstellungsarten und Bezahlungsmöglichkeiten gibt es überhaupt? Die Form der Anstellung Ihrer Mitarbeiter kann variieren. Vor allem in der Gastronomie ist neben der Form der Festanstellung auch die Anstellung auf Stundenlohnbasis sehr oft anzutreffen. Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen unbefristeten und befristeten Arbeitsverträgen. Daneben kann unterschieden werden zwischen der Bezahlung im Monatslohn oder Stundenlohn. Haben Sie Bedarf an unregelmässig arbeitenden Arbeitskräften? Dann denken Sie an einen Aushilfsvertrag im Stundenlohn. Was ist nun am besten für einen Gastronomiebetrieb? Allgemein gilt: Sie sollten nur so viele Mitarbeiter mit einem Festanstellungsvertrag ausstatten, wie Sie sicher mit Arbeit auslasten können. Die saisonalen, wetterbedingten oder anlassbedingten Schwankungen können Sie mit einem Netzwerk an Aushilfskräften auffangen.

Betreffend der Anstellungsart auf Basis von Stundenlohn gilt: Es besteht keine Pflicht, dass Sie als Arbeitgeber eine wöchentliche oder monatliche Mindestarbeitszeit oder ein regelmässiges Gehalt im Arbeitsvertrag festhalten. Auch wenn Mitarbeiter auf Stundenlohnbasis sehr unregelmässig arbeiten, sollten Sie ihnen (gemäss L-GAV) die konkreten Einsätze und Arbeitszeiten 2 Wochen im Voraus mitteilen. Zudem gelten auch bei Mitarbeitern auf Stundenlohnbasis gewisse Kündigungsfristen. Mehr Informationen zum Thema Kündigung in der Gastronomie finden Sie im Beitrag “Wie kündige ich meinem Mitarbeiter? – Die Checkliste”.

 

Checkliste: Nichts vergessen beim Einstellen neuer Mitarbeiter

  • Qualifikation & Werte: Stellen Sie sich die Frage nach der Ausbildung und Erfahrung, welche für das Stellenprofil erforderlich sind. Guter Service und eine herausstechende Kulinarik sind wohl die besten Marketinginstrumente überhaupt. Aber auch die Persönlichkeit eines Mitarbeiters ist entscheidend. Schauen Sie, dass Sie ein Team zusammenstellen, welches Ihre Werte teilt und gut zusammen funktioniert.
  • Anstellungsart: Stellen Sie sich die Frage, welche Anstellungsart auf Ihr Stellenprofil passt. Dabei haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen befristeten und unbefristeten Verträgen sowie einer Festanstellung und einer Anstellung basierend auf Stundenlohn. Überlegen Sie gut, ob Sie jemanden nachhaltig zu 100 % auslasten können oder ob Sie eher Bedarf nach unregelmässigen Einsätzen haben.
  • Lohn: Vereinbaren Sie einen gewinnbringenden Lohn. Der Lohn muss nicht nur den gesetzlichen Mindesthöhen entsprechen, sondern auch attraktiv für den Mitarbeiter sein. Gleichzeitig stellen Personalkosten meistens den grössten Kostenpunkt in einem Gastronomiebetrieb dar, weshalb Sie die Lohnkosten individuell und genau kalkulieren sollten. Warum nicht einen erfolgsabhängigen Lohn vereinbaren? (Mehr zum Thema Lohn)
  • Arbeitsvertrag: Formulieren Sie einen Arbeitsvertrag aus, unbedingt schriftlich. Damit sind beide Parteien bei Unklarheiten oder Streitigkeiten abgesichert. Was genau in den Arbeitsvertrag reingenommen werden muss, finden Sie weiter oben in diesem Beitrag.
  • Sozialversicherungen: Melden Sie neue Mitarbeiter bei der Ausgleichskasse an (AHV/IV/EO und ALV). Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass Sie während eines Arbeitsverhältnisses AHV/IV/EO und ALV Beiträge für Ihre Mitarbeiter an die Ausgleichskasse abliefern. Melden Sie neue Mitarbeiter auch bei der Pensionskasse an, falls diese mehr als 21’150 Franken im Jahr verdienen. Auch dies ist gesetzlich vorgeschrieben. GastroSocial ist der am häufigsten gewählte Sozialversicherungspartner in der Schweizer Gastronomie und bietet alle obligatorischen Sozialversicherungen an. (Mehr zum Thema Sozialabgaben)
  • Weitere Versicherungen: Stellen Sie sicher, dass Sie einen neuen Mitarbeiter richtig versichern. Eine Unfallversicherung für Ihre Mitarbeiter ist obligatorisch. Auch eine Krankentaggeldversicherung ist im Schweizer Gastgewerbe Pflicht. Sie ist durch den Gesamtarbeitsvertrag (L-GAV) vorgeschrieben. Durch die Krankentaggeldversicherung sind Sie als Arbeitgeber gegen die Lohnfortzahlungspflicht im Krankheitsfall eines Mitarbeiters abgesichert. Haben Sie eine Frage zu Ihren individuellen Versicherungen? Die Gastroberater können Sie in dieser Thematik beraten und unterstützen. (Mehr zum Thema Versicherungen)

 

Disclaimer:
Die in diesem Beitrag genannten Informationen und Ratschläge basieren auf Erfahrungen und haben keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit. Der Inhalt dieses Beitrags wurde mit grösstmöglicher Sorgfalt erstellt, jedoch wird für den Inhalt keine Haftung übernommen. Im Einzelfall empfiehlt es sich immer individuelle Expertenmeinungen für das eigene Unternehmen einzuholen.