Kalkulation im Restaurant: So planen Sie Ihre Finanzen

Kalkulation im Restaurant: So planen Sie Ihre Finanzen

Als Gastronom müssen Sie nicht nur mit Essen, Service und Ambiente überzeugen, sondern auch richtig kalkulieren. Dazu müssen all Ihre Kostenpunkte erfasst, Ihre Preise berechnet und anschliessend evaluiert werden. In diesem Beitrag finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen zum Thema Kalkulation in der Gastronomie. Wie Sie Ihren Gastronomiebetrieb finanzieren, also woher das benötigte Geld kommt, ist eine andere zentrale Frage. Mehr Informationen zum Thema Finanzierung finden Sie in unserem Beitrag “Die Finanzierung Ihres Restaurants: Am Anfang ganz schön schwierig”.
(Lesedauer: 4 Minuten)

 

Finanzplanung: Wie gehe ich das an?

Bestimmen Sie in einem ersten Schritt all Ihre Kostenpunkte. Zu den Fixkosten gehören Personalkosten, Miet- und Nebenkosten sowie Versicherungs- und Administrationskosten. Allenfalls haben Sie noch weitere Fixkosten wie beispielsweise Finanzkosten durch das Begleichen von Krediten. Diese Kosten gehören auch zu den Fixkosten. Falls Sie Aushilfskräfte haben, die Sie unregelmässig beschäftigen, kann ein Teil der Personalkosten auch als variable Kosten angesehen werden. Zu den Fixkosten werden grundsätzlich diejenigen Kosten gezählt, die nicht von der Beschäftigung abhängen. Ihre festangestellten Mitarbeiter müssen Sie unabhängig von der Gästezahl bezahlen. Aktivieren Sie hingegen eine Aushilfskraft für ein vorangekündigtes Bankett, kann deren Lohn als variabel angesehen werden. Optimieren Sie die Anzahl Mitarbeiter, als auch Ihre Miet- und Nebenkosten sowie Versicherungs- und Administrationskosten. Tipps und Tricks, um Geld zu sparen finden Sie in unserem Beitrag “Geld sparen: Tipps und Tricks für Ihr Restaurant”.

Zu den variablen Kosten gehören in der Gastronomie typischerweise die Warenkosten. All Ihre Einnahmen müssen sowohl die fixen als auch variablen Kosten decken. Zudem wollen Sie mit Ihrem Betrieb auch einen Gewinn abwerfen. Mit jedem verkauften Produkt kann ein Teil der Fixkosten gedeckt werden, dieser Betrag wird Deckungsbeitrag genannt. Ihre variablen Kosten für Ihre Ware, können Sie durch einen organisierten Einkauf optimieren. Danach gilt es, Ihre Preise sorgfältig zu kalkulieren.

Brauchen Sie Unterstützung bei der Administration Ihres Gastronomiebetriebs? Dann kann Ihnen Gastroconsult in den Bereichen Treuhand, Finanz- und Rechnungswesen, Steuern und weiteren, beratend zur Seite stehen.

 

Worauf muss ich beim Einkauf achten?

Als Gastronom haben Sie die Wahl zwischen dem Einkauf bei einem Grosshändler wie Prodega Growa und Top CC, der Bestellung bei Lieferanten oder auch dem Einkauf bei regionalen Händlern, Märkten oder Läden. Bei Grosshändlern dürfen Sie nur einkaufen wenn Sie professionell Lebensmittel verkaufen bzw. zubereiten. Der grösste Vorteil dabei ist, dass Sie als Gastronom von Mengenrabatten profitieren können und zahlreiche gastronomiespezifische Produkte unter einem Dach finden. Die Konditionen bei Lieferanten variieren stark, vergleichen Sie unbedingt die Angebote von Lieferanten und unterschiedlichen Händlern. Meist lohnt es sich auch Kooperationen beim Einkauf einzugehen. Mehr Informationen dazu finden Sie im Beitrag “Kooperationen – Hilfreich für Ihr Restaurant!”.

Preisschwankungen bei der Ware sind wichtig zu berücksichtigen, da sie Ihre Kalkulation beeinflussen.

-Christian Dünner, Versicherungsexperte esurance

WICHTIG: Beim Einkauf ist es wichtig Preisschwankungen zu berücksichtigen. Wenn Sie Preise für Ihre Produkte berechnen, gehen Sie meist von aktuellen Einkaufspreisen aus. Doch gerade bei Früchten und Gemüse können diese je nach Saison stark schwanken. Meist empfiehlt sich deshalb eine saisonale Karte zu führen. Eine weitere Möglichkeit ist auf der Karte Saisongemüse oder Tagesgemüse zu haben, welches Sie variieren können. Ihr Servicepersonal muss dann natürlich darüber informiert sein, welches das aktuell servierte Gemüse ist, um Gäste bei Bedarf informieren zu können.

 

Wie berechne ich die Menüpreise?

Um Menüpreise zu definieren, reicht es nicht aus von Preisen der Konkurrenz auszugehen. Natürlich müssen Sie die Preise Ihrer Konkurrenten im Auge behalten, doch entscheidend sind Ihre eigenen Produktions- und Warenkosten. Vielleicht servieren Sie regionales Bio Fleisch, dann müssen Sie die höheren Beschaffungskosten unbedingt im Menüpreis berücksichtigen. Im Gegenzug können Sie die bessere Qualität Ihrer Speisen als Verkaufsargument einsetzen und entsprechend proaktiv kommunizieren. Der Gast soll wissen, wieso Ihr Burger etwas teurer ist als bei anderen Restaurants. Wie wäre es mit  Swiss Beef Bio Burger, mit frischem Kräutersalat aus Aarberg und hausgemachten Saucen. Zeigen Sie Regionalität, Frische oder hausgemachte Komponenten.

Berücksichtigen Sie Ihre individuellen Kosten bei der Kalkulation und vermarkten Sie Ihre Vorteile aktiv.

-Christian Dünner, Versicherungsexperte esurance

Bei Produkten mit weniger Differenzierungsmöglichkeiten – dies ist meist bei Getränken der Fall – können Sie die Preise der Konkurrenz in der Umgebung als Referenzgrösse heranziehen. Denn für einen Kaffee oder eine Cola wird ein Gast nicht 2 Franken mehr zahlen wollen, wenn er nicht einen zusätzlichen Mehrwert erhält.

Wie berechnen Sie jetzt aber konkret die Preise ausgehend von Ihren individuellen Produktions- und Warenkosten? Dazu gibt es verschiedene Methoden. Die wichtigsten werden nachfolgend vorgestellt:

Die Aufschlagskalkulation ist eine Kalkulationsmethode, die im besten Fall mit der DDR-Kalkulation und dem Sales-Mix kombiniert wird, da sie nur einen Teil Ihres Betriebsmanagements darstellt. Die DDR-Kalkulation und der Sales-Mix werden im Verlauf dieses Beitrags noch vorgestellt. Die Aufschlagskalkulation zeigt Ihre gastronomische Rentabilität in Bezug auf die tatsächlich anfallenden Produktionskosten auf. Man berechnet einen durchschnittlichen Deckungsbeitrag separat für alle Kategorien in Ihrer Speisekarte. Also beispielsweise Haupt- und Vorspeisen. Zu diesem Deckungsbeitrag kommen alle variablen Kosten und weitere Aspekte wie Gewinnanteil hinzu. Wie geht man bei der Berechnung genau vor?

Summieren Sie die gesamten Betriebskosten auf (Personalkosten, Miet- und Nebenkosten, Versicherungs- und Administrationskosten, Finanzkosten) (1). Den soeben berechneten Betrag teilen Sie danach in einen Speisen- und Getränke-Anteil auf. Somit erhalten Sie die Produktionskosten für Speisen und Getränke (2). In einem nächsten Schritt benötigen Sie die Anzahl verkaufter Speisen (Haupt- und Vorspeisen separat) des letzten Jahres (3). Multiplizieren Sie dann die gesamten Produktionskosten der Speisen mit dem prozentualen Wert der verkauften Hauptspeisen, womit Sie die Produktionskosten für die Hauptspeisen erhalten (4). Diesen Betrag teilen Sie durch die Anzahl der verkauften Hauptspeisen, um den Selbstkostenanteil pro verkaufte Hauptspeise zu erhalten (5). Zu diesem Betrag kommen noch die individuellen Warenkosten eines Gerichts, der Gewinnanteil, eine allfällige Reserve (6) sowie die Mehrwertsteuer hinzu (7). Um die Warenkosten eines Gerichts zu berechnen, braucht es Fingerspitzengefühl. Berechnen Sie für jede Komponente eines Gerichts deren benötigte Menge und damit dessen Einkaufspreis. Der Gewinnanteil und die Reserve kann frei von Ihnen bestimmt werden. Oft werden diese Beträge davon abhängig gemacht, wie die Preise der Konkurrenz aussehen und wie viel die Gäste bereit sind für Ihre Gerichte zu bezahlen. Das genannte Vorgehen wird an folgendem Beispiel veranschaulicht.

Vorgehen Beispiel Hauptspeisen
1) Gesamte Betriebskosten berechnen CHF 900’000
2) Produktionskosten Speisen und Getränke bestimmen Speisen: CHF 630’000 (70%)

Getränke: CHF 270’000 (30%)

3) Anzahl verkaufter Hauptspeisen ermitteln 28’000 (75% aller verkaufter Produkte)
4) Produktionskosten Hauptspeisen berechnen CHF 630’000 x 75% = CHF 472’500’000
5) Selbstkostenanteil pro verkaufte Hauptspeise berechnen CHF 472’500 / 28’000 = CHF 16.90
6) Warenkosten Gericht, Gewinnanteil, Reserve addieren CHF 16.90 + CHF 3 + CHF 1 = CHF 20.90
7) Mehrwertsteuer addieren (7.7%) 7.7% x CHF 20.90 = CHF 1.60

20.90 + 1.60 = CHF 22.50

All Ihre Zahlen beziehen sich bei der Methode der Aufschlagskalkulation auf Ihr vergangenes Geschäftsjahr. Diese Methode eignet sich also eher für bestehende Betriebe. Jedoch können Sie auch als angehender Gastronom davon profitieren. Schätzen Sie dazu Ihre Gästeauslastung und die Anzahl bestellter Produkte. Wenn Sie Ihre gesamten Betriebskosten kennen, können Sie das Verfahren mit unterschiedlichen Anzahlen verkaufter Produkte durchrechnen. Somit erfahren Sie wie viele Gerichte und Getränke Sie zu welchen Preisen etwa verkaufen müssten, um rentabel zu sein.

Die “Doppelte-Deckungsbeitrags-Rechnung” (DDR-Methode) kann helfen die Rentabilität eines verkauften Produktes zu identifizieren. Mit dieser Methode können Sie Ihre Speisekarte analysieren und bestimmen, welche Produkte rentabler sind als andere, indem Sie die Produkte vergleichen. Für diese Kalkulationsmethode berechnen Sie für jedes Produkt einen so genannten DDR-Wert. Es gilt dann für Sie als Gastronom und Ihre Servicemitarbeiter möglichst diejenigen Produkte anzupreisen und im Verkauf zu fördern, die einen hohen DDR-Wert haben. Achten Sie dabei darauf, dass dies Produkte sind, die zu Ihrem Konzept passen und eine hohe Nachfrage und Beliebtheit bei Ihren Gästen haben. Haben Sie viele Produkte mit geringem DDR-Wert, lohnt es sich für Sie, Ihr Angebot zu überdenken und revidieren. Kaufen Sie an einem günstigeren Ort ein, führen Sie eine kleinere Speisekarte oder servieren Sie kleinere Portionen.

All Ihre Zahlen beziehen sich bei der Methode der Aufschlagskalkulation auf Ihr vergangenes Geschäftsjahr. Diese Methode eignet sich also eher für bestehende Betriebe. Jedoch können Sie auch als angehender Gastronom davon profitieren. Schätzen Sie dazu Ihre Gästeauslastung und die Anzahl bestellter Produkte. Wenn Sie Ihre gesamten Betriebskosten kennen, können Sie das Verfahren mit unterschiedlichen Anzahlen verkaufter Produkte durchrechnen. Somit erfahren Sie wie viele Gerichte und Getränke Sie zu welchen Preisen etwa verkaufen müssten, um rentabel zu sein.

All Ihre Zahlen beziehen sich bei der Methode der Aufschlagskalkulation auf Ihr vergangenes Geschäftsjahr. Diese Methode eignet sich also eher für bestehende Betriebe. Jedoch können Sie auch als angehender Gastronom davon profitieren. Schätzen Sie dazu Ihre Gästeauslastung und die Anzahl bestellter Produkte. Wenn Sie Ihre gesamten Betriebskosten kennen, können Sie das Verfahren mit unterschiedlichen Anzahlen verkaufter Produkte durchrechnen. Somit erfahren Sie wie viele Gerichte und Getränke Sie zu welchen Preisen etwa verkaufen müssten, um rentabel zu sein.

Deckungsbeitrag (DB) in CHF: Netto Verkaufspreis – Warenkosten

Deckungsbeitrag (DB) in Prozent: 100 / Netto Verkaufspreis x DB in CHF

Darauf basierend können Sie für jedes Produkt einen DDR-Wert berechnen, welcher für die Rentabilität bzw. Wirtschaftlichkeit des jeweiligen Produktes steht. Ein hoher DDR-Wert steuert also einen höheren Beitrag zur Deckung Ihrer Betriebskosten bei. Die Formel dazu lautet:

DDR-Wert = (DB in CHF x 2) + (DB in % / 2)

Das folgende Beispiel zeigt, dass der Burger einen höheren DDR-Wert hat als die Spaghetti. Es wäre für Ihr Betrieb also vorteilhaft, wenn Ihre Mitarbeiter den Gästen den Burger schmackhaft machen.

DB in CHF DB in % DDR-Wert
Burger 23 69.7% 80.85
Spaghetti 18 76.2% 74.10

Sind wir jetzt nach der ganzen Zahlenspielerei schlauer? Ja, denn folgende Aussagen können wir jetzt machen.

  • Der Einkauf der Lebensmittel beim Burger kommt sowohl in absoluten wie auch in relativen Zahlen viel teurer im Vergleich zu den Spaghetti.
  • Spaghetti erzielen eine Rekordhohe Marge von mehr als 75%.
  • Trotzdem lohnt sich der Verkauf von Burgern mehr, da sowohl der Deckungsbeitrag in CHF wie auch der DDR-Wert des Burgers über den Spaghetti liegt.
  • Schlussfolgerung: Weisen Sie das Personal an, möglichst häufig den Burger als klassische Hausspezialität zu empfehlen.

Noch aussagekräftiger wird die Kalkulation mit der DDR-Methode, wenn sie mit den Verkaufszahlen kombiniert wird. Mit diesen kann der gesamte Deckungsbeitrag in CHF für ein bestimmtes Produkt berechnet werden. Dieser Rechnungsvorgang wird Sales-Mix genannt und wird für ein Produkt in einer bestimmten Zeitperiode folgendermassen berechnet:

DB in CHF x Verkaufszahl = DB Total

Aus dem folgenden Beispiel geht hervor, dass zwar ein verkaufter Burger mehr Deckungsbeitrag liefert als eine Portion Spaghetti, Sie aber die Spaghetti trotzdem auf der Karte behalten sollten. Diese bringen nämlich insgesamt mehr Deckungsbeitrag zu Stande als die Burger. Dies liegt an der Nachfrage der Kunden.

DB in CHF Verkaufszahl DB Total in CHF
Burger 23 220 5’060
Spaghetti 18 380 6’840

Sobald Sie wissen wie hoch der totale Deckungsbeitrag für ein Produkt ist, wird ersichtlich, wie rentabel ein Produkt Ihrer Karte ist. Der totale Deckungsbeitrag eines Produktes hängt einerseits von der Beliebtheit und andererseits vom DB in CHF eines einzelnen Gerichtes ab. Beachten Sie also bei Ihrer Kalkulation beide Aspekte! Die Entscheidung ob ein Gericht in Ihre Karte gehört, wird Ihnen also durch den totalen Deckungsbeitrag ebenfalls erleichtert.

WICHTIG: Verlassen Sie sich nicht nur auf Kalkulationsmethoden. Kombinieren Sie verschiedene Kalkulationsmethoden und suchen Sie nach Alternativen, denn es gibt keine abschliessende Liste an Methoden. Vergleichen Sie Ihre Preise unbedingt auch mit den Marktpreisen Ihrer Konkurrenten, da sich viele Gäste ebenfalls daran orientieren werden bei der Wahl Ihres nächsten Restaurantbesuchs.

 

Welche Mehrwertsteuersätze gibt es für Restaurants?

Als Gastronom müssen Sie Mehrwertsteuern an den Staat entrichten. Wie bereits erwähnt müssen Sie die Mehrwertsteuern unbedingt in Ihre Kalkulation einbeziehen, um bei der Abrechnung nicht eine böse Überraschung zu erleben. Die Mehrwertsteuern müssen in der Schweiz in den Preisen enthalten oder als separate Position auf der Rechnung ausgewiesen sein. Ab dem 1. Januar 2018 haben sich die Mehrwertsteuersätze wie folgt geändert:

Normalsatz: Neu bei 7.7% (bisher 8%)

Sondersatz: Neu 3.7% (bisher 3.8%)

Reduzierter Satz: bleibt bei 2.5%

Für Restaurants gilt der Normalsatz von 7.7%. Für Hotelübernachtungen (inkl. Frühstück) gilt hingegen der Sondersatz von 3.7%. Zudem sollten Sie beachten: Sofern der Kunde das Essen vor Ort konsumiert, müssen Sie als Gastronom 7.7% Mehrwertsteuern bezahlen. Nehmen die Gäste das Essen hingegen mit, entfällt ein Mehrwertsteuersatz von nur 2.5%. Falls Sie Ihren Gästen beide Optionen anbieten ist es Ihre freie Wahl, ob Sie für Take Away Kunden reduzierte Preise verrechnen oder nicht.

Mehrwertsteuern müssen zwingend in die Kalkulation einbezogen werden, um bei der Abrechnung nicht eine böse Überraschung zu erleben.

-Christian Dünner, Versicherungsexperte esurance

Eine Mehrwertsteuer-Abrechnung wird üblicherweise vierteljährlich eingereicht. Dabei muss der erzielte Umsatz, aufgeteilt nach den unterschiedlichen geltenden Steuersätzen sowie den angefallenen Vorsteuern angegeben werden. Vorsteuern werden von einem Betrieb beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen bezahlt. Unternehmen, die berechtigt sind diese Vorsteuern abzuziehen, erhalten nach Umsatzsteuererklärung diese Beträge vom Finanzamt zurückerstattet. Ein Unternehmen darf dann Vorsteuern abziehen, wenn es selber auf seinen Rechnungen Umsatzsteuern berechnet, was in der Gastronomie der Fall ist. Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, einen bewilligten Saldosteuersatz anzuwenden, womit die Vorsteuern pauschal abgerechnet werden. Durch die Vorsteuern kann vermieden werden, dass Sie zu viele Steuern bezahlen müssen. Haben Sie individuelle Fragen zu Steuern, dann kann Ihnen Gastroconsult auch in diesem Gebiet weiterhelfen.

 

Welches Kassensystem soll ich für mein Restaurant nutzen?

Um einen reibungslosen Service bieten zu können, brauchen Sie ein Arbeitssystem, das von allen Mitarbeitern beherrscht wird. In der Regel wird dieses System von einem EDV-Kassensystem unterstützt. In kleineren Betrieben können Bestellungen natürlich auch handschriftlich aufgenommen werden und so der Küche übergeben werden. Jedoch hat ein EDV-System zahlreiche Vorteile. Das Servicepersonal nimmt die Bestellung auf, dies kann nach Wahl schon auf einem portablen Gerät gemacht werden oder an einer stationären Kasse. In der Küche werden daraufhin Bons ausgedruckt oder die Bestellungen werden auf einem Monitor angezeigt. Durch den Verweis der Tischnummer auf dem Bon, weiss das Servicepersonal in der Regel auch gleich wo die Bestellung serviert werden soll. Durch das Tippen einer Bestellung in einem Kassensystem haben Sie den Vorteil, dass Sie auch gleich die Verkaufszahlen jedes Gerichts zur Hand haben. In der Regel speichern Sie Gerichte mit dessen Preisen ab und haben somit auch den Tagesumsatz griffbereit. Durch diese Dokumentation lässt sich also nicht nur der Service vereinfachen, sondern auch Ihre Kalkulation und Übersicht. Es gibt zahlreiche Anbieter von EDV-Kassensystemen, vergleichen Sie also unbedingt verschiedene Anbieter auf individuelle Angebote und Preise.

Disclaimer:
Die in diesem Beitrag genannten Informationen und Ratschläge basieren auf Erfahrungen und haben keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit. Der Inhalt dieses Beitrags wurde mit grösstmöglicher Sorgfalt erstellt, jedoch wird für den Inhalt keine Haftung übernommen. Im Einzelfall empfiehlt es sich immer individuelle Expertenmeinungen für das eigene Unternehmen einzuholen.