Admin Dschungel für KMU: Lohnbuchhaltung und Versicherungen – ein Dilemma!

Viele administrative Angelegenheiten klingen für Kleinunternehmen zu Beginn ganz trivial. Einen neuen Mitarbeiter anstellen, zum Beispiel. Spätestens nach dem Rekrutierungsprozess merkt man ganz schnell, das es mit der Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag leider noch nicht ganz getan ist. Die Anstellung eines neuen Mitarbeiters hat unmittelbare Auswirkungen auf die Buchhaltung und die Versicherungen eines Unternehmens.

(Lesedauer: 5 Minuten)

Das Dilemma

Dennis H. ist gerade in dieser Situation. Er ist Inhaber einer Agentur. Das Geschäft läuft gut und neulich konnte seine GmbH bereits den dritten Mitarbeiter anstellen. Im Austausch mit seinem Run my Accounts Online-Buchhalter stellt Dennis fest, dass nicht nur höhere Lohnzahlungen anfallen, sondern auch noch die ganzen Sozialversicherungen (AHV und BVG), die Personenversicherungen (UVG und KTG), der Einschluss in die Berufshaftpflicht und sonstige Versicherungen (zB. Dienstfahrtenkasko) ins Spiel kommen. Der neue Mitarbeiter muss also bei etlichen Versicherungen angemeldet werden.

Doch bei welchen Versicherungsgesellschaften hat er überhaupt seine Risiken versichert, fragt sich Dennis?

Spontan weiss er das nicht mehr, denn das regelte bei der Gründung sein Nachbar, ein “Kollege” der bei einer Versicherung im Aussendienst arbeitet.

Jetzt sucht Dennis den Ordner mit den Unterlagen. Er möchte sich den nötigen Überblick verschaffen damit er seinen “Kollegen” anrufen kann. Dennis ist kein Versicherungsprofi und so gut kennt Dennis seinen Nachbar jetzt auch wieder nicht, blind vertrauen möchte er nicht.

Die Instruktionen vom Treuhänder muss er nun mit den unterschiedlichen Versicherungen koordinieren. Er greift endlich zum Telefon. Der Versicherungsberater muss ja wissen, was es sonst noch zu tun gibt, und was buchhalterisch relevant ist, oder? Da fällt ihm ein, dass er ja auch noch eine Informationspflicht all dieser Leistungen gegenüber dem Mitarbeiter hat. Und in der Buchhaltung müssen all diese Themen dann ja auch wieder erfasst werden. Hat er an alles gedacht? Oder ging doch etwas vergessen?

In diesem Moment realisiert Dennis, dass er eben zum administrativen Durchlauferhitzer wurde und den Fokus auf sein Tagesgeschäft völlig aus den Augen verloren hat.

Einfache Ordnung und Kontrolle? Keine Chance!

So wie Dennis geht es vielen Unternehmern. Die eigentliche Situation, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, zieht eine Unmenge an weiteren Aufgaben nach sich. Diese müssen zwangsläufig organisiert und geklärt werden. Der Informationsaustausch ist mühsam. Keiner, weder der Buchhalter, noch der Versicherungsberater oder Dennis selber haben den vollen Überblick über die Situation. Dennis versucht via E-Mail mit einer Liste alle Punkte zu erfassen, es soll ja nichts vergessen gehen. Er möchte die Dinge unter Kontrolle haben, möchte seinen Pflichten nachkommen und verliert deswegen wertvolle Zeit die er eigentlich gar nicht hat. Ein Dilemma.

Geht das nicht einfacher?

Im digitalen Zeitalter sollte es doch eine Möglichkeit geben, die administrativen Angelegenheiten der Lohnbuchhaltung in nur einem Tool zu erledigen? Kein ewiges hin und her zwischen Buchhalter, Versicherungsberater und Unternehmer, dass sollte doch möglich sein, oder?

Ja! Um dieses Problem zu lösen, sind Run my Accounts als digitaler Buchhalter und esurance als digitaler Versicherungsbroker eine strategische Partnerschaft eingegangen.

“Admin muss einfach sein. Auf jeder Ebene. Auch über verschiedene Prozesse hinweg.” sagt Thomas Brändle, Gründer und CEO von Run my Accounts.

Für Unternehmer muss der oben genannte Prozess überschaubar und kontrollierbar sein. Der Unternehmer muss solche administrativen Angelegenheiten delegieren können, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren. Im einzelnen werden Run my Accounts und esurance diesem Anspruch heute bereits gerecht. Doch aus Sicht des Unternehmers überschneiden sich die Themen aus Buchhaltung und Versicherungen immer wieder.

“Mit dieser digitalen Schnittstelle werden Redundanzen abgebaut. Die ewige Zeitverschwendung für unnötigen Informationsaustausch und Korrekturen muss eliminiert werden. Das geht einfacher.” bestätigt Andri Mengiardi, CEO von esurance

Die Lösung

In der Versicherungssoftware von esurance werden Ihre Policen hinterlegt. Mit einem Broker-Mandat ermächtigen Sie esurance diese bei allen Versicherungen einzufordern und diese für Sie digital à jour zu halten. Auf einfache Weise können Sie dem Online-Buchhalter von Run my Accounts Zugriff auf die Applikation gewähren. Wenn Sie esurance und Run my Accounts im Einsatz haben, hat Ihr Online-Buchhalter den Überblick und esurance übernimmt im Backend als eBroker die Administration. Die Verbindung der beiden Dienste ermöglicht eine Gesamtübersicht und eine schnellere Abwicklung dank digitalem Informationsaustausch. Dank einem Cockpit in der jeweiligen Applikation haben Unternehmer jederzeit Buchhaltungsdaten im Blick, können aber auch ganz einfach weitere Informationen zu Versicherungen überprüfen. Anpassungen und Änderungen werden automatisch durch die Integration verarbeitet. Der Unternehmer behält die Kontrolle ohne zum Durchlauferhitzer zu werden.

Test erfolgreich bestanden

Die Geschichte von Dennis H. ist nicht erfunden worden. Run My Accounts hat im Rahmen eines Tests die Integration von esurance auf Herz und Nieren geprüft. Dennis H. hat sich als Run My Accounts Kunde zur Verfügung gestellt. Seine einzige Voraussetzung lautete:

Ich mache den Test mit, wenn ich keinen Aufwand habe und nichts zu tun habe. Dennis H.

Um die aktuelle Situation von Denis H. zu analysieren, wurde der Run My Accounts Online-Buchhalter von Denis H. (Sebastian Mnich) herbeigezogen. Dieser teilte esurance alle benötigten Angaben zur Geschäftstätigkeit mit. So konnten wir unser Versprechen einhalten und ohne Dennis. H unterbrechen zu müssen, die Versicherungssituation der XY GmbH auf Optimierungspotential prüfen. Mit folgendem Resultat:

Die Versicherungsprämien konnten um 21% reduziert werden. Ich musste nur noch entscheiden. esurance erledigte die Arbeit in Zusammenarbeit mit meinem Online-Buchhalter. Dennis H.

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Über Run my Accounts

Die Run my Accounts AG wurde 2008 von Thomas Brändle gegründet. Heute hat sie Ihren Sitz in Stäfa am Zürichsee und 42 Angestellte. Im Jahr 1999 ärgerte sich Thomas Brändle in seiner Funktion als CFO eines schnell wachsenden Unternehmens über die mühsame Arbeit des Buchhaltens: Zahlen abtippen, Belege sortieren, Zahlungen aufbereiten, Bankkonten abstimmen und noch so kleine Differenzen suchen. Viel lieber hätte er sich auf die Auswertung der Zahlen konzentriert, als diese in stundenlanger Fleissarbeit zu erfassen. Seine Idee: Belege sollten ausschliesslich digital ausgelesen und verarbeitet werden. Nach einigen Jahren Entwicklungszeit wurde 2008 die Run my Accounts AG gegründet: die einfache, effiziente und umfassende Buchhaltung für Schweizer KMU.

Versicherungen der Schweiz zusammen, ist der FINMA unterstellt und Teil der ASSEPRO Gruppe, einer der führenden B2B Broker der Schweiz. In dieser Konstellation können endlich auch kleinere KMUs von spezifischen Branchenlösungen, Sonderkonditionen und einer professionellen Brokerage Dienstleistung profitieren.

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